Forvalting

Vidar Ystad

vidar@dagogtid.no

Manglande skriftleg dokumentasjon er eit omfattande problem i offentleg forvaltning. Det kan ha ført til urette avgjerder.

Nav-skandalen har avdekt grov svikt når det gjeld skriftleggjering av tema som har vore oppe til drøfting internt i Nav og mellom Nav og departementet.

Forvaltningslovutvalet, som kom med framlegg til ny forvaltningslov i fjor, strekar for sin del under kravet om skriftleg dokumentasjon i forvaltninga.

Forvaltningslova og rettspraksis stiller krav om forsvarleg saksbehandling i det offentlege. Eitt element i dette er nedteikning (referat) av munnlege opplysningar frå møte eller telefonsamtalar.

Såleis heiter det i paragraf 11 d, andre ledd i forvaltningslova: «Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres.»

Det gjeld i forholdet mellom ein part og det offentlege organet som skal ta ei avgjerd. Typiske saker er utbyggings- eller reguleringssaker, saker om løyve og saker som gjeld offentleg godkjenning. Her er det gjerne snakk om store økonomiske verdiar.

Granska

Sivilombodsmannen har slått fast at kravet om nedteikning av opplysningar også gjeld i tilsettingssaker i det offentlege. Han viser til at målet er å finne fram til den best kvalifiserte søkaren. Hovudpunkta i tilsettingsprosessen skal dokumenterast skriftleg. Ombodsmannen gjennomførde i 2015–16 ei gransking av tilsettingssaker i staten med bakgrunn i at ombodsmannen årleg fekk inn om lag 140 klager i slike saker. Her var manglande skriftleg nedteikning ein gjengangar som saksbehandlingsfeil. Etter dialog med Kommunal- og moderniseringsdepartementet konkluderte ombodsmannen med at departementet hadde ei ukorrekt rettsleg forståing av kravet til skriftleg nedteikning ved intervju med søkarar til statlege stillingar. Ombodsmannen peika også på at slik nedteikning gjer det mogeleg med etterprøving og kontroll i etterkant, og at det kan verke til at borgarane kan ha tillit til prosessen, skreiv ombodsmannen i februar 2016.

Halvtanna år seinare opplyste departementet at det ville fylgje opp tilvisingane frå ombodsmannen.

Byråd i Oslo

Byråden for byutvikling i Oslo Hanna Marcussen (MDG) er eit anna døme på ein politikar som ikkje tek kravet om nedteikning frå møte med partsrepresentantar alvorleg. Ho har skriftleg opplyst at det ikkje er vanleg praksis å lage referat frå møte ho har med utbyggarar.

Marcussen og Oslo kommune er blitt utfordra på dette av tidlegare lagdommar og leiar for Oslo statsadvokatembete, Lasse Qvigstad. Han har også påpeika at manglande nedteikningar aukar faren for korrupsjon.

Dag og Tid har fått tilgang til ei rad klagesaker der Sivilombodsmannen har avdekt brot på plikta til å skrive referat eller notat om kva som har kome fram i møte eller gjennom telefon mellom offentleg organ og ein part. Ombodsmannen har i mange saker retta kritikk mot offentleg forvaltning for ikkje å fylgje krava i forvaltningslova.

Fleire forvaltningsekspertar Dag og Tid har snakka med, meiner at «god forvaltningsskikk» talar for at prinsippet om å skrive referat eller notat også bør fylgjast for møte mellom offentlege instansar som drøftar konkrete saker. Det kan til dømes gjelde saker og tema som blir drøfta i møte mellom eit direktorat og eit departement.

Kven drøfta kva

Jan Fridthjof Bernt, mangeårig professor i offentleg rett ved Universitetet i Bergen, seier at lova ikkje gjev presist svar på dette. Han meiner likevel at det i drøftingar eller samtalar om saker for eit forvaltningsorgan bør lagast notat som viser kva som er drøfta, og kven som har vore til stades.

I møte mellom eit departement og eit direktorat, slik som i Nav-saka, meiner Bernt det også for departementet si eiga skuld burde vere slike nedteikningar som gjer det mogeleg å gå tilbake for å sjå kva som var tema, og kven som var til stades.

– Synda mykje

Bernt meiner også at det finst eit ulovfesta krav om at alle moment som har vore vurderte i ei sak, bør kome med i skriftleg framstilling når det blir gjort vedtak i ei sak. Han slår også fast at vedtak i eit folkevalt organ som avvik frå innstillinga i ei sak, skal grunngjevast.

– Her blir det synda mykje. God forvaltningsskikk tilseier at saker skal vere forsvarleg utgreidde før det blir gjort vedtak. Har det ikkje skjedd, eller kjem det fram nye opplysningar i møtet der vedtak skal gjerast, bør saka utsetjast til dette er i orden, seier Bernt.